Умерьте свой пыл.
Не давайт кампаниям и людям, на которых вы работаете, слишком радужных обещаний. И, кроме того, не слишком приукрашивайте правду, описывая компанию в своем письме. Я советую вам более или менее придерживаться реального положения дел (без "хорошей мины" понятно, никуда, но - не более). Учтите, что любой журналист крайне скептически относиться к формулировкам типа "единственный", "лучший", "уникальный" и пр., особенно, если эти лова написаны большими буквами. Чаще всего письма с такой терминологией выбрасываются сразу и, более того, игнорируются все последующие.

И все это вместе не более 350 слов.
Марк Твен однажды сказал: "Если бы у меня было больше времени, то я бы написал меньше". Редактируйте, редактируйте.. а, когда все закончите, то пройдитесь по тексту с красной ручкой и начните все сначала.

И вот, уогда вы привлекли внимание журналиста или редактора, то он может запросить дополнительную информацию. И тогда вы должны обрушить на него вал накопленной вами по теме информации, соответственным образом вами отобранной и отредактированной. Практика показывает, что большинство журналистов предпочитают пользоваться готовыми материалами, "доводя их до ума", чем писать и исследовать что-либо самим. В связи с этим вам крайне выгодно написать статью самому (или часть статьи) и предложить ее в качестве заготовки в редакцию, сделав вид, что это сырой материал. Вы увидите скоро, что именно этот материал с небольшими переделками и появится в медиа-агентстве. Если вы пишете электронное письмо, то, тем лучше, вы можете всю необходимую информацию выложить на web, и указать в письме ссылку на соответствующую страницу вашего сайта. В этом случае отклик от вашего письма будет, вероятно лучше, так как web предполагает большую интерактивность.

--------------------------
Автор статьи
Б. Л. Очман - онлайновый маркетолог, лауреат нескольких премий, проводящая рекламные кампании для многих как онлайновых, так и традиционных бизнесов. www.thebestwebideas.com